G Suiteで業務を効率化。
2018年9月28日
以前に「業務を効率化できるRPAのメリット」でもご紹介したことがありますが、業務を効率化することが課題になっている企業が多いと思います。
とはいえ、単に急いで仕事をするだけでは業務を効率化させたとは言えません。もちろん急ぐことで効率化できる業務もありますがそれにも限界があります。
そして、急ぐことによってミスを起こしてしまい、逆に普段のスピードで行ったよりもより多くの時間がかかってしまうことがあります。ほんのわずかな時間を急いだために、余計に時間がかかってしまうとしたらこれ以上非効率的なことはありません。
そこで、このような場合にはITを利用することでより効率化させることが可能になります。パソコンぐらいは、いまどきどこの会社でも利用していると述べる人も少なくありませんが、ITを利用することで会社の業務を管理しているところは依然少ない状態にあります。単にパソコンを利用するのと、パソコンで業務を管理するのでは全く違うといえるでしょう。
ITで管理するといっても様々な方法がありますが、この中でも最近知名度が高いのは「G Suite」と呼ばれるWebサービスです。これは、Googleが提供しているものになりますので独自ドメインでGmailを利用することができるのがポイントになります。
それ以外でも、Google+(グーグルプラス)やGoogleカレンダーそしてGoogleドライブなども利用することが出来ます。
ここで勘のいい人はそもそも、GmailにしてもGoogleカレンダーにしてもすべて無料で利用できるものばかりです。それにもかかわらず、わざわざG Suiteを利用する意味があるのかと言う疑問が頭の中に思い込むでしょう。
これに関しては、たとえ有料でも利用する意味はあるといえます。
それだけではわかりにくいので、無料と有料の違いを見ていくと無料に関しては確かに自由に使うことができますがセキュリティーが不十分になります。
プライベートで使っているならばともかく、会社のデータとして利用している場合にはこれが外部に漏れてしまう可能性が高くなります。
よく、これは、安易に社員ごとに情報管理を任せてしまったばかりに情報を簡単に流出してしまう例と言えるでしょう。実際に無料のものを利用すると金銭的な負担がなくなる一方で情報が流出する可能性が高くなります。そのようなことが起きれば、会社自体の信頼を失うことになります。一度失った信用を取り戻すのは、かなり大変ですので情報は可能なかぎり有料のものを利用した方が良いことが理解できるはずです。
有料版は、管理者が組織全体で利用状況を確認し、一元管理(ユーザー管理、ログの確認など)することが可能です。
G Suiteで利用できることとしては、社内でのドキュメント、資料、写真や動画の共有が考えられるでしょう。
管理画面でファイルを共有出来るように事前に設定をしておけば、相手がG Suiteを利用していなくても、Googleアカウントを所有していればファイルを共有して閲覧・編集をすることが可能です。
そのため、複数の関係者が関わって進める大きなプロジェクトではメールでいちいち送る必要がなくなりますので非常に便利な機能です。
次に、社員のスケジュールを共有することも可能になります。
一人ひとりスケジュールを持っていますが、管理者としては全体的なスケジュールを管理しておかなければ誰がどこにいるか分からなくなってしまいます。
また仕事を任せる場面でも、その日のスケジュールや別の日のスケジュールが分からないればわざわざ本人に電話などをしてきかなければなりません。
たまたまその社員が休みの場合には、休んでいるところに電話をして確認する必要があるため、連絡を受けた社員にとってはかなり不愉快な思いをするでしょう。せっかくの休みが休みではなくなってしまう気分になり、どこが損した気分になるかもしれません。このようなことを一切避けることができるのがG Suiteになります。
機密情報を漏らさないだけでなく、会社の業務の効率化をすることができ無駄を省くことででき、大きな初期コストも必要ないため、ぜひ一度お試しください。
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