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業務を効率化できるRPAのメリットと事例について

2018年7月31日

「RPA(Robotic Process Automation)」という言葉を新聞やニュースで目をすることがとても増えて来ています。

RPAはデスクに向かって仕事をしているホワイトカラーの業務を助けるためのシステムで、従来の業務全般を丸ごとデジタル化するのとは違ってロボットのように繰り返す単純作業をサポートします。

例えば、とあるWEBサイトを閲覧して特定の画像をコピーしてから表計算ソフトのシートに張り付ける等の単純作業を自動化してくれるので、RPAを導入することで社員の業務効率を大幅に改善できます。誰でも行える単純作業の繰り返しで疲弊しているオフィスは多く、人の数を増やさずに問題を解決できる手段として注目されています。

AIとの違い

一般的にRPAと呼ばれているサービスは、定型業務を代行するケースが大部分です。自律的に判断してデータを処理するのはAIの領分で、高度なサービスでは膨大なデータを瞬時に分析して経営資料の作成や提案まで行えます。

AIとの違いは定められたルールに従うのかどうかで、サービスとして提供されているRPAではユーザーが設定したルールに従うのみです。ただし、広義のRPAとしてはAIも含まれており、与えられた命令に従うだけの段階からシステムが自らルールを模索する段階まで発展していく流れになります。

 

具体的なRPAの事例

定型業務が多いメーカーから問題解決を手掛けるコンサルティング業まで幅広い業種で見られます。例えば、保険会社で社内の書類の作成でRPAが導入された結果、1件数分かかっていた業務を20秒まで時間を短縮できた事例があります。

ミスが許されない金融機関でもRPAの導入によって単純作業から解放される成果があり、これまで事務処理に追われていた行員が顧客への営業などの重要な業務を行えるようになりました。

通販の会社では、RPAによってベテラン10人で行っていた業務が新人1人でも可能になったという成果も上がっています。

最新のデータをチェック&検証して指定された項目に入力する作業は、もはやRPAによって自動化する時代になったと言えます。

RPAが必要な社会的な背景

何をするにしても人手が必要だった高度経済成長期には、いかに社員を確保するのかがキーになりました。より大きなマンパワーがある会社の方が有利で、大手から中小企業まで新卒の囲い込みに奔走しました。

ところが、パソコンやスマートフォンなどデジタルデバイスの登場により暗算や記憶力といった個人に頼るスキルの重要性が低くなり、業務のデジタル化によって単純作業しかできない社員の居場所がなくなっていったのは記憶に新しい部分となっています。

しかし、システムから別のシステムへのデータの移動や確認といった隙間的な単純作業(例:システムAで管理しているファイルをシステムBに移動)は変わらずに残っていて、業務全体の効率化をしっかりと検討せずに部分最適化のみを考えてシステムを導入した会社は逆に事務職の業務効率が下がってしまいました。

RPAは隙間に残っている単純作業を肩代わりするツールであり、今後は単純作業をいち早く自動化ツールによって削減することが競争力を維持するための最低条件になっていく可能性が高いです。

RPAの事例からも分かる通り、日本企業ではまだまだ個人に頼る風潮が根強く残っています。細かい仕事を迅速に処理するノウハウを持っているベテランの社員が1人辞めただけで業務が回らなくなることも日常茶飯事で、組織として脆弱な部分を抱えているのは経営者の視点では良いことではありません。

単純作業の削減は会社の利益率の改善につながるため、様々な業種が単純作業を自動化させられるRPAをこぞって導入するのは当然の話です。ホワイトカラーの作業を現場の生産ラインのように標準化するための第一歩で、単純作業をこなすだけで1日が終わっていた社員を戦力化することにも有効な方法となります。

初期費用が高額のパッケージもありますが、導入によってミスの減少や人件費の削減を達成できれば相対的に大きなコスト削減につながります。
導入費用と月々の費用を支払ってでも導入する価値があるのかの見極めは、慎重に進める必要があります。

安価なパッケージでも現場の業務に適切なシステムを導入し、スタッフがきちんと使いこなすことができれば、単純作業の削減によって十分な効果を得ることが出来ます。

作業をRPAで自動化するだけでも効果的ですが、業務を部分的に効率化するために行き当たりばったりで導入していては混乱してしまうため、会社全体の業務を計画的に合理化していくことが大切で、現状の把握と最終的なゴールを明確にした上で1つずつ単純作業を効率化していきましょう。

 


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