改正個人情報保護法における対応のポイント
2022年1月26日
個人情報保護方針とは
個人情報保護方針を簡単に説明すると、企業における個人情報の取り扱い方を示したものです。企業活動を行う際に、個人情報を収集して活用することがありますが、適切な活用や管理が行われていなければ、ユーザーが不利益を被る可能性があります。その問題を回避するために、企業は個人情報保護方針を定める必要があります。
企業は、取得した個人情報の利用目的・管理方法などをまとめたものをホームページ上などで公開しており、ユーザーはこれを確認することができます。
「こんなこと、絶対にやらなければいけないの？やる必要はあるの？」と疑問に思われるかもしれませんが、個人情報保護法において企業は個人情報の利用目的を公表したり本人に伝えたりすることを義務づけられており、個人情報保護方針の設定は必須なのです。
また、本人から情報開示請求された際に企業は情報を開示する義務がありますが、その手続の内容も個人情報保護方針として文章化しておくことが求められています。
企業ごとに記載されている具体的な内容は異なりますが、基本方針や個人情報の定義、取得方法や利用目的、管理方法や共同利用の有無、第三者提供やデータ開示の方法などが記載されていることが多いです。変更点がある場合は速やかに修正を行う必要があるだけでなく、常に正しい内容となるように定期的に見直しをする必要もあります。
ユーザーの個人情報保護のためにも、企業の信頼を失わないためにも、個人情報保護方針は重要な存在だと言えるでしょう。
改正個人情報保護法の5つのポイント
2022年4月に個人情報保護法の改正が行われますが、改正個人情報保護法の5つのポイントを押さえておけば、改正された内容に適応できるようになります。
(1)個人の権利利益を保護
まず、個人の権利保護がこれまでよりも強化されることを理解しておきましょう。
従来のものと比べて、本人が情報開示を請求できる範囲が広くなっており、自分の個人情報がどのように扱われているかを確かめられるようになります。
(2)事業者の責務が追加される
個人情報が漏洩した場合、個人情報保護委員会に報告することが法的な義務として追加されます。海外では義務化が当然となっていますが、日本では今回新たに追加されました。また、違法もしくは不当な行為を助長・誘発するような不適切な個人情報の利用も禁止されます。
(3)新たな認定団体制度が新設される
対象事業者の、特定の事業やその他業務の範囲に限定した個人情報の取扱いを対象とする団体を認定できるようになります。事業単位での認定団体を認めることで認定団体の活用が進み、特定の事業を対象に活動することで、専門性の高い個人情報保護活動が期待できるようになります。
(4)データの利活用が促進される
改正個人情報保護法では、データの利活用促進が求められます。例えば、情報を加工することで簡単に個人を識別できないようにすることで、今までよりも高い安全性を保持しながらデータが活用できるようになります。
(5)法令違反に対するペナルティが強化される
法令違反に対するペナルティが、より厳しくなることも忘れてはいけません。従来は、個人情報保護委員会からの措置命令に違反した場合は6か月以下の懲役または30万円以下の罰金でしたが、法改正に伴い1年以下の懲役または100万円以下の罰金に変更されます。また、虚偽報告等の報告義務違反の場合は30万円以下の罰金でしたが、こちらも50万円以下の罰金へと変更されるので注意が必要です。
企業が注意すべきポイント
改正個人情報保護法に適応するために、企業はいくつかの注意点を守る必要があります。
まずは、Cookie情報の取り扱いに注意しましょう。マーケティングツールなどを活用してCookie情報と顧客情報を結びつけている場合は、個人情報保護法の規制の対象となります。この点を見落としてしまう企業は少ないので、留意しましょう。Cookie情報についても、適切に取り扱えるように準備しておくことが大切です。
また、改正個人情報保護法適用以降は、本人が開示請求できる範囲が拡大されます。このような請求に対応するためには、今までよりも多くの作業が必要になったり、複雑な手続きが必要となったりする場合があるでしょう。そのため、専門部署を設置するなどの工夫をして、多様になった開示方法への対応を考えておく必要があります。
そして、個人情報漏洩時の対応フローの見直しも忘れないようにしてください。改正個人情報保護法では、個人情報が漏洩した際は個人情報保護委員会への報告が法的に義務化されているため、従来のフローではこれを無視した対応となる危険性があります。
「今までのやり方でも大丈夫だろう」という考えでいると、万が一の際、対応が不十分になりペナルティを受ける可能性があります。改正個人情報保護法では、より厳しいペナルティが定められています。今まで以上に厳しくなったペナルティを受けることがないように、企業は企個人情報漏洩時のフローをきちんと見直し、個人情報保護法の改正に向けて準備を進めていく必要があります。
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