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新型コロナ流行による働き方の変化。勤怠管理は従来のものから変化が必要に。

2021年4月29日

広がるリモートワーク。コロナ終息後も定着の見込み。

新型コロナ流行の影響は着実に働き方に変化をもたらし、中でもリモートワークの広がりは顕著だと言えます。このリモートワークはコロナ終息後も定着する見込みで、これからの働き方のスタンダードになると見られています。

リモートワークによって通勤の必要がなくなり、自宅を中心にその人のペースで仕事を進められるため、時間や気持ちに余裕を持てます。最初は、プライベートとのメリハリがつかないなど、慣れるまでは苦労することもあるかもしれません。とはいえ、新型コロナ終息以降もこれがスタンダードな働き方になると考えられているで、早めにメリハリのある働き方を身につけるのが建設的だと思われます。

リモートワークが当たり前になれば、仕事後の人付き合いも変わり、いわゆる出張や転勤などが減ることも期待できます。何かとネガティブなことが多い新型コロナの流行ですが、このような良い側面もあることは、不幸中の幸いと言えます。

従来の勤怠管理システムから変化する必要性。今必要な勤怠管理システム3つの機能。

新型コロナの影響は、勤怠管理システムにも変化をもたらすと考えられます。タイムカードによる勤怠管理はすでに過去のものになりつつあり、リモートワークの広がりによって新しい勤怠管理システムの必要性が急速に高まっています。

今必要とされる勤怠管理システムは、ネットワークに接続したり管理できたりするもので、Webシステムが注目を集めています。また、スマホやパソコンなどの様々なデバイスに対応していて、簡単に打刻できる機能も求められるものの1つです。

勤務状況を詳細に把握できるという点も、コロナ渦やコロナ終息後に必要性が高まる勤怠管理システムの機能の1つです。従業員が出社して打刻できない以上、それに代わるシステムが必要となるのは必然と言えます。

当然ながら、リモートワークとの親和性が高いこと、ネットワーク経由で打刻できる点も重要です。そうなると、不正打刻や虚偽申告防止のためGPSとの連携、携帯やスマホからの簡単操作、CSV出力と給与計算ソフトとの連携といった機能の重要性が高まります。

必要な機能1:GPS連携で不正打刻や虚偽申告を防ぐ仕組み

GPSとの連携で不正打刻と虚偽申告を防ぐ仕組みは、リモートワーク時代にとってなくてはならない機能です。
従業員が自宅で仕事をすることが多くなれば、会社側はその動向を把握する必要があり、従来の勤怠管理では十分に対応できないことは明白です。

GPSというと監視のイメージが強くネガティブな印象ですが、GPS連携で分かるのは、いつどこにいるかということです。つまり、具体的に何をしているかまでは分からず、プライバシーが侵害されるような恐れはありません。GPSでは大まかな位置特定しかできないため、仕事をする所定の位置にいるかを確認できる程度に留まります。

勤怠管理で求められるのは、打刻の際に自宅にいたか、打刻時間の申告におかしな点がないかなど、不正や虚偽を防ぐための仕組みです。従業員が口にする飲み物や独り言まで把握できるわけではないので、こういったプライバシーに関わる部分まで見られてしまうのではと言う心配はありません。

会社側が丁寧な説明を心がければ、従業員側もその必要性を理解し、GPS連携の勤怠管理システム導入がスムーズに実現するでしょう。

必要な機能2:携帯やスマホからの簡単操作

新しい勤怠管理システムに必要な機能といえば、やはり携帯やスマホからの簡単操作です。従来のタイムカード方式はレコーダーが設置されている場所に出向く必要がありましたが、これからの時代は手元のデバイスで簡単に打刻できるのが当然です。

携帯やスマホで打刻できるということは、ネットワークにつながる環境さえあれば、どこからでも勤怠管理が行えることを意味します。タイムカードのコストが削減できるうえに、打刻の手間や時間も節約できるので、携帯やスマホ対応の勤怠管理システムは従業員にとっても快適な仕組みと言えます。

しかし、操作が分かりにくく手間がかかってしまえば本末転倒なので、操作は可能な限りシンプルかつ直感的に分かりやすいものが理想的です。操作ミスが発生しやすい機能やデザインのものは良くありませんが、数ステップの操作で手早く打刻を済ませられるものならば、それは新型コロナ流行による働き方の変化に対応した勤怠管理システムと言えます。

携帯やスマホによる操作なので、画面表示は視認性が高いもの、操作は画面上のボタンが押しやすいことが求められるでしょう。また、言うまでもありませんが、画面の推移や処理は軽快なものがベストです。サクサクと打刻できることが勤怠管理の快適性を高め、より正確な時間の打刻へとつながります。

必要な機能3:CSVによるデータ出力で給与計算ソフトと連携

CSV形式でのデータ出力ができると、給与計算ソフトとの連携が図りやすくなります。手作業でデータをコピペするのも論外ですが、扱いが不便な形式でしか出力できないのも困りものです。その点、CSV形式なら対応しているソフトが多いので、そのままでも読み込めたり、加工できたりして扱いやすいです。CSV形式は給与計算ソフトとの相性が良く、問題なく読み込める確率も高いので人気があります。

CSVはいわばスタンダードな形式で、データ構造もシンプルなので汎用性が高く、様々なシステムやソフトの橋渡し役を担います。このため、勤怠管理や給与計算ソフトによる対応は必然であり、現在対応していない製品もいずれは対応に迫られることになります。

新型コロナ時代を見据え、リモートワークのニーズに応える勤怠管理製品は、すでにCSV形式のデータ出力に対応しています。
また、給与計算ソフト側も勤怠管理システムとの連携を考えて、対応するデータ形式を増やし、読み込み精度の向上や信頼性を高めている最中と言えるでしょう。メジャーな製品や、開発のフットワークが軽い企業の製品は早い段階で対応を済ませているので、今もこれからも安心して使うことができるでしょう。

弊社では上記の機能を実装したスマートフォン・携帯電話によるGPS打刻で位置情報を含めた勤怠管理ができるシステム「M-GPS」を活用して勤怠管理を行っており、お客様にもサービスとして提供しております。

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