テレワークでの電話・FAX対応はどうすればいい?クラウドPBX導入で問題を解決。
2020年8月25日
新型コロナウイルスの感染が再び拡大中。
新型コロナウイルスの感染が再拡大している状況を考えると、今後も現在のような状況が長く続くことが予想されます。当然ながら、出社に制限がかかったり、外出そのものが難しくなったりする恐れもあるので、テレワークの導入を推進することはもはや不可欠だと思われます。
政府が国民の外出を制限するにも限界があり、人の移動を完全にコントロールするのは不可能なので、やはりこれからは在宅勤務に軸足を移すべきでしょう。
もし無理に出社を推し進めれば、従業員は感染のリスクに晒され、そこから感染者が出てしまえば会社全体に影響を及ぼしかねません。そうならないためには、出社する従業員を減らし、その分の業務はテレワークで補うのが現実的です。
一旦、新型コロナウイルスの感染者が減っても、油断すると再び増加する、これが感染力の強い新型コロナウイルスの怖いところです。人の移動と接触が主な感染経路なので、会社に集まる従業員数を減らし、出社しない従業員は在宅勤務の形でテレワークに取り組むことが合理的といえます。その中で肝心なことは、いかにして社内の業務を従業員の自宅で実現するのか、その体制づくりです。
多くの企業が在宅勤務の体制づくりに取り組んでいる。
多くの企業がすでに、在宅勤務の体制づくりに取り組み始めています。実際のところ、テレワークに向いている業種とそうでない業種があるので、そう簡単ではないことも事実です。
一方の企業が在宅勤務やテレワークの導入に成功しても、取引先がそういった制度を導入していなければ、取引の際に従来の手段を使わざるを得ません。
それでは、在宅勤務の体制づくりは結局無駄なのかというと、決してそのようなことはありません。少なくとも、テレワークにより従業員が出社する必要がなくなれば、新型コロナウイルス感染のリスクを大幅に減らすことができます。
「テレワークだと今までの労働環境と大きく異なるので、仕事のモチベーションが保ちにくい」、「仕事とプライベートの境界が曖昧で慣れない」という在宅勤務に否定的な意見も実際にはあります。それでも、多くの企業が体制づくりに取り組めば、それはテレワーク勤務のノウハウ蓄積につながり、工夫次第では案外簡単に導入することもできるかもしれません。また、従来の「出社して働くのが当たり前」という価値観を変えていく意味でも、在宅勤務への取り組みは無駄になることはないはずです。
オフィスにかかってくる電話や、FAXの対応はどうするのか。
在宅勤務やテレワークにおいて最初の障壁になりえるもの、それはオフィスにかかってくる電話とFAXの対応です。これらはインターネットが普及した現在でも、ビジネスにおける主要なコミュニケーション手段です。
しかし、もし出社しないと電話の対応ができない、あるいは送られてきたFAXの内容を確認できないのだとしたら、それはあまりにも前時代的な環境だといえます。新しい生活様式の中での労働環境を考えるのであれば、オフィス宛ての電話は個人の携帯に転送、そしてFAXはメールで送受信できるインターネットサービスを利用することが有効です。
オフィス宛ての電話を個人の携帯に転送すれば、場所を選ばずに電話応対をすることができます。従業員が物理的に会社に出社しなくても電話が使える環境は、簡単に実現できるのです。
インターネットFAXは、「最初からメールでやり取りすればいいのでは?」と考えてしまえば身も蓋もないのですが、従来のやり取りを完全に置き換えるには時間がかかります。
そのため、インターネットで提供されるこのサービスは今この過渡期に適しており、現状における最適解の1つとなります。スマホはインターネットとの相性が良好なので、オフィスの電話やFAXも使えるとなれば、より重要性の高い端末となるでしょう。
クラウドPBXを導入する。
NTT西日本が提供している「ひかりクラウドPBX」というサービスは、テレワークの在宅勤務の体制作りにおいて心強い味方になってくれるでしょう。このサービスは名前の通り、クラウドをベースにしており、外出先であっても各々のスマホで代表番号宛ての電話を受けたり、内線通話ができたりすることが特徴といえます。
オフィスの電話番号をスマホで持ち出すことができ、どこでもオフィスに早変わりするので、在宅勤務のテレワークには最適なサービスだといえます。
外線通話は有料ですが内線は無料なので、電話での社内コミュニケーションが盛んな企業には朗報です。スマホ1台に内線番号・代表番号・携帯電話番号の3つを備えることができ、それらをビジネスの状況に応じて使い分けます。
物理的なサーバーの導入は不要なので、社内のスペースを有効活用でき、保守管理コストの削減にもつながります。また、工事の依頼も不要で内線などの電話の設定はパソコンから行うことができるので、導入に関する費用も時間も圧縮することができます。
インターネットにつながる環境とスマホさえあればいいのです。無料トライアルもあるので、実際に体験してみて納得ができたら、本格的に導入してみるのもいいかもしれません。
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