企業担当者必見！クラウドソーシングで定型業務を外部委託して、日常業務を効率化。
2019年7月29日
日常の課題を洗い出す
普段の仕事を効率化させるためには、まず勤怠管理から業務内容の見える化をし、課題を洗い出します。業務内容を改善するためには、無駄な仕事を止める、業務のやり方を変える、他のスタッフに任せることが必要です。
まずは、誰も閲覧していないリストを毎日更新しているなど、必要性のない仕事をしていないかどうかを振り返る必要があります。そのためには、その仕事の後のプロセスを考えることが大切です。自分自身が作った成果物を誰が、どれくらいの頻度で、いつ利用しているかを見直すことによって仕事の必要性を見極めることが可能になります。
仕事に必要性はあるものの、目標達成の可能性を高めるポイントを押さえられていないときには、業務の進め方を工夫することが必要になります。仕事の過程を見直すだけではなく、仕事の自動化など新たな方法を探し出すのが良い方法といえます。
また、他のスタッフに任せる仕事とは、自分以外の人でもできる仕事を指します。誰でも行うことができる仕事なら、マニュアルを作ることで他の人に簡単に行ってもらうことが可能になります。また、業務を技術力が高い人に委任することによって、業務時間を大幅に短縮することができます。
RPAを使い日常業務を自動化
RPAとは、以前にも「業務を効率化できるRPAのメリットと事例について」でお伝えした通り、ロボットを利用して仕事を自動化する取り組みのことです。アプリケーションに仕事の手順を登録することで、簡単な操作で仕事の自由化を実行することができます。やり方が決まっている定型業務を自動化するのは比較的容易であるとされているので、パソコンを利用して日常的な仕事を効率化することが可能です。
仕事の自動化には、表計算ソフトのマクロを利用する方法もあります。仕事の手順を登録することで自動化する点では、マクロもRPAも同じですが、マクロでは表計算ソフトのワークシートを操作する作業しか自動化させることができません。しかし、その一方でRPAは、ほとんどのアプリケーションが対象となっています。ここが、マクロとRPAの大きな差となっています。
RPAを取り入れることによって、以前まで人が行っていた業務を自動的に機械が行えるようになります。結果的に、普段の仕事にかけていた時間を短縮することができ、より一層成果に直結する仕事にリソースを費やすことが可能になります。
サテライトオフィスを導入する
サテライトオフィスをスタッフの自宅や地元の近くに設けることで、移動時間を短縮することができます。また、のどかな自然の中にある、ゆったりとした空間で働くことが可能になるので、生産性の向上や、残業時間の削減が期待できます。
また、サテライトオフィスを採用すると、様々な事情により都心では勤務できない、地方に住む優れた人材を受け入れることが可能になります。支店や支社がないために、従来では採用することができなかった人材を受け入れられることは、労働者人口が少なくなっていく日本ではメリットになります。また、今までは進出することが不可能だったエリアのお客様を、新規に開拓することが可能になります。
さらにサテライトオフィスは、介護や育児などによって今まで休職や退職を余儀なくされたスタッフの受け皿にもなります。働きたくても通勤することができなかった優秀なスタッフに働き続けてもらえることは会社にも、その人にとってもメリットになります。
サテライトオフィスについても以前に記事を書いておりますのでぜひこちらの記事もあわせてご覧ください。
サテライトオフィス 前半：働き方改革を加速させるサテライトオフィスの活用
日常業務の外部化
日常業務の外部化が必要とされる理由として、最近では多くの会社で人材が不足し、自分の会社のリソースだけでは業務をこなせないことがあげられます。
他にも、自分にしかできない仕事ではない作業で手一杯になってしまい、本来注力するべき重要な仕事に時間を費やすことができないことも理由としてあげられます。
業務を技術力の高い人に任せることで、業務時間を大幅に削減することができるので、重要業務であれば外注するのが良い方法だといえます。
特定の仕事を、個人や会社に外注することを「アウトソーシング」と呼びます。
アウトソーシングの上手な活用は、仕事の質の向上や人件費の削減につながる可能性があります。ただし、例外が頻繁に発生する仕事などにアウトソーシングを利用してしまうと、余計な経費がかさみ仕事の質が低下する可能性があるので注意が必要です。
クラウドソーシングは、個人や会社の力だけではなく、不特定多数の労働力を借りることのできるサービスです。このクラウドソーシングを利用する機会も多くなってきているので、状況に合わせて使い分けるのが良い方法といえます。
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