チャットワークで業務の効率化！使い方と便利な機能
2018年10月29日
クラウド会議室の「チャットワーク」を活用すると、既存の業務の効率化を図ることができます。
チャットワークが提供するのは、いわゆるコミュニケーションツールで、業務に役立つ使い方が満載です。
グループチャット機能
グループチャットとは、文字通りグループでチャットを行う機能のことで、メッセージの送信を始めとして、引用や編集も簡単に実現します。
当然ながら削除機能もありますし、エモーティコンという絵文字を使って感情表現を豊かに行うことも可能です。
情報共有をスピーディーに、そして正確にできるようになりますから、グループチャットが使えるのと使えないのとでは大きな違いです。
チャットワークでは、業務やコミュニケーション中に発生したタスクを作成して管理したり、ファイルを共有していつでも閲覧できるようにもなります。
タスク管理機能の活用を行なえば、依頼した仕事の進捗状況が共有できますし、何より依頼内容を忘れる心配がなくなるので安心です。
更に、言った言わないなどのコミュニケーションの齟齬も防げるので、メンバーの関係を良好に保つ副次的なメリットも得られます。
ファイル共有機能
ファイル共有機能においては、オフィスの定番ワードやエクセルに加えて、画像ファイルも幅広く対応しています。
メッセージにファイル添付が可能なので、ファイルをサーバーにアップしたり、ダウンロードのリンクを貼る手間が省けます。
チャットワークを使うと共有はより簡単になり、グループチャットに参加するメンバーなら何時でもダウンロードして閲覧できます。
ファイルはクラウド上に上げられますから、メンバー間で容易に共有できます。
ビデオ通話と音声通話
チャットワークでは、ビデオ通話と音声通話も提供しているので、相手の顔を見たり声を聞きながらコミュニケーションが進められます。
パソコンにマイクとカメラを用意するだけですから、チャットワークの簡単さと併せて、導入のハードルはとても低くなっています。
ビデオ通話も音声通話も、チャットワークなら無料で活用することが可能なので、場所を選ばない会議室が手軽に構築できます。
(無料プランでは1通話への最大参加人数が2人までとなっています。)
外出中でも、インターネットに繋がる環境と必要な端末があれば、そこがまさに会議室になるでしょう。
この機能は企業内だけでなく、取引先に参加してもらうこともできますから、商談用途や様々な関係者が参加するプロジェクトの進行管理にも活用できるのが魅力的です。
改めてチャットワークの機能を確認してみると、情報共有が正確かつスピーディーになる上に、時間や場所を問わない使い勝手が魅力に挙げられます。
また、組織やチーム単位でグループ化できるので、特定のメンバー内におけるコミュニケーション力がアップします。
なります。
営業の担当者であれば、会議で企業に縛られることがなくなるので、結果として営業に回ることのできるクライアント数が増加します。
直感的に利用できるインターフェース
チャットワークは直感的に使える設計が行われているので、ITに苦手意識がある人でもスムーズに導入することが可能です。
ビジネス用途のツールなので、プライベートのコミュニケーションツールとは明確に使い分けられます。
社内ではパソコンが使えますし、外出先ではスマホなどのモバイル端末に対応していますから、文字通り場所を選ばないコミュニケーション方法が手に入ります。
TOで呼びかけを行なえば、LINEの「@」と同じように、特定の相手にだけメッセージを送ることができるので、一対一のやり取りも容易になります。
あると便利な機能が全て、ワンパッケージにまとめられているイメージですから、多くの企業にチャットワークが選ばれているのも納得です。
導入事例に並ぶ企業名は沢山の人達が知っている大手企業から数名から数十名までの中小企業まで多くの企業で導入されています。
気になるのは通信に関するセキュリティですが、サーバーとの通信は全て暗号化済みで、高信頼性の実績があるデータセンターで管理されているので安心です。
セキュリティ面は常に改善に取り組んでいるので、満足することなく今も安全性や安心感が高められています。
チャットワークの目玉は、何といっても端末を選ばないマルチデバイスの対応で、既存の端末を活用してグループチャットを実現することです。
パソコンやスマホにタブレットが手元にあれば、それがグループチャットの端末に早変わりするので、従来よりも大幅に導入コストが削減できます。
無駄なく簡単かつスピーディーに、これがチャットワークの良いところで真価でもあるでしょう。
LINEとの違い
ちなみにビジネスのプロジェクト管理ではLINEよりチャットワークをお勧めしております。それには2つの理由があります。
ひとつ目はLINEはグループLINEを利用していて後からユーザーを加えた場合、そのユーザーはそれまでに他のメンバーがやりとりをしていた過去の内容を確認することが出来ないですがチャットワークではLINEよりも優れた検索機能により過去のやりとりを確認することが可能です。
またLINEでは最近は送信した後には「メッセージの取り消し」ができるようになりましたが、LINEのバージョンによっては送信を取り消すことが出来なかったり、送信したメッセージの内容を編集することが出来ませんが、チャットワークの場合は送信したメッセージを取り消すだけではなく、メッセージの内容を編集することも可能なため、ビジネス利用においてはチャットワークが優れていると考えています。
上述したタスク管理もチャットワークならではの機能です。
無料プランから開始することができるため、まずは始めてみては如何でしょうか。
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