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オリジナル勤怠管理システム「M-GPS」リリースのお知らせ

2014年5月19日

当社は先日、勤怠管理システムを自社で開発し、「M-GPS」というサービス名でリリースいたしました。今回のお役立ちコンテンツでは「M-GPS」についてご紹介をさせて頂きます。

当社では1985年に創業をしてからセールスプロモーションの企画や、イベント社員・マネキンによる販売促進支援を行っております。

近年では、東海エリアを中心に家電量販店内で大手インターネット通信会社様のブース運営・販売促進業務を行っております。

そのため、当社に所属する社員は本社の事務所には出勤をせず、担当の家電量販店店舗にて直接出勤、退勤をすることになります。
 

従来の勤怠管理の方法について

インターネットやスマートフォンが今のように普及する前には、社員から出勤・退勤の時間帯に、本社に電話をしてもらい出勤、退勤の確認を行い、社員の名前が書かれたエクセルの一覧表にひとりずつチェックを入れていました。

そして、もし電話連絡を失念している社員がいた場合は本社のマネージャーが社員に電話連絡を行い、確認をするという業務フローにて社員の勤怠管理を行っていました。

ただこの従来の管理方法では色々な課題がありました。

電話の集中混雑

出勤と、退勤の時間は基本的にはどの社員も同じのため、同じ時間帯に約100人の社員から事務所に電話連絡が入ります。

そうすると、本社に電話回線が何本かあっても、サポート窓口のようなコールセンターではないので電話が繋がらない状態になってしまい、マネージャー(管理社員)に伝えるべきことがある社員が連絡がとれないという事態が起きておりました。

エクセル(EXCEL)による勤怠管理の限界

前述したように、従来は、出勤・退勤の時間に、電話で出勤、退勤の確認を行い、エクセルに入力をしておりましたが、約100名の社員の勤怠情報をとりまとめているため、管理にかかる負担は膨大となっていました。

エクセルでの勤怠情報の管理は 簡単に始めることができますが、後で勤怠の履歴を確認する際には、年度ごと、月ごと、日にちごと、社員名ごとに情報を追っていく必要があり、勤怠情報が増えれば増えるほど作業効率が悪くなっていきました。

また、例えば「A店で4月20日に働いていた社員は誰だったろう」と情報を調べる際にもエクセルではすぐに情報を出せないため、とても非効率でした。

 

メール管理による管理の煩雑さ

当社では出勤、退勤の時間になったら本社にメール連絡をするという業務フローで勤怠管理を行っていた時もありましたが、メールでの管理は次のようなデメリットがありました。

管理コストがかかる

「電話が繋がらない」と内容が重複しますが、社員が同じ時間帯に電話をしてくるため、電話回線だけではなく、その分だけ、マネージャー(管理社員)が必要になり管理コストがとてもかかっておりました。

また、エクセルに勤怠情報を入力して、チェックをして、月末になると労働時間を計算をするなど、ひとつひとつの事務作業にもとても時間がかかっていました。

 

正確な勤怠管理による信頼性のアップ

通常の勤怠管理では、電話やメールでの確認が主な方法でしたが、100パーセント正確な情報ではないため、クライアント企業様により信頼をして頂くためにはどうしたらいいのかということを考えておりました。

そこで、当社で導入をしたのが、「M-GPS」の原型となる勤怠管理システムでした。
本勤怠管理システムを導入することにより、次のようなメリットがありました。

 

1.社員の勤務状況を視覚的に把握できるようになりました。

各社員のその日ごとの勤務状況をインターネット上の管理画面にて確認することが可能出来るようになりました。

管理画面では、GPSから取得した情報を元に、GoogleMapにて確認をすることが出来るので、勤務状況に問題がなかったのかどうか視覚的に確認をすることが出来るようになりました

 

2.外出先からでも社員の勤務状況の確認が可能

スマートフォンや携帯でも利用できるので、移動先でも勤怠管理が出来るようになりました。

3.管理コストを大幅に削減することが出来ました。

勤怠情報をCVSデータ形式にて出力できるので、データ管理、集計作業が簡素化されました。
また、店舗やカテゴリー別にソートする事で勤怠情報を条件に合わせて把握できる機能はすごく便利です。

4.複数の管理者間での情報共有

管理画面の中に、管理者が書き込むことが出来る掲示板機能があります。
このお知らせ掲示板を使うことによって、「XX店勤務のAさんは体調不良のため遅刻します」等々の情報を複数の管理者間での情報の共有ができるようになりました。

5.メールでの共有

「M-GPS」では、社員が管理画面から出勤、退勤の手続を取ると、管理社員と社員の所定のメールアドレスへ手続完了のメールが送信される仕組みになっています。そのため、外出先でも社員の勤怠状況をタイムリーに知ることが出来るようになりました。
 


当社では勤怠管理システムを導入することで、働いている社員にとっても、マネージャー(管理者)にとっても、仕事を効率化することができ、クライアント企業様にも信頼できる情報を提示出来るようになりました。

そこで、この勤怠管理システムを同じ課題を抱える企業様にもぜひ使って頂きたいという想いから「M-GPS」と命名してリリースさせて頂く事になりました。

システム会社が開発したような勤怠管理のシステムではなく、実際に当社が普段から利用をしている勤怠管理システムのため、利用しやすい機能となっております。
人材派遣、訪問介護、警備会社や多店舗展開しているグループチェーンの企業様などにとても最適な勤怠管理システムです。
無料での試用も承っているので、お困りの方はぜひお問い合わせください。


 「M-GPS」専用サイト http://www.m-gps.jp

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