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中小企業こそIT活用による業務効率

2017年12月27日

最近、新聞やテレビなどでRPAという単語をみかける機会が増えてきましたが皆さんはRPAをご存知でしょうか。
RPAとは「Robotic Process Automation:ロボティクスプロセスオートメーション」の略でロボットによる業務自動化を指す言葉です。
「XXX銀行 自動化で1万人削減」といったこと記事や情報を目にしますが、これと密接に関連してくるのがRPAです。

このような事務作業をシステムで自動化させてしまうことがRPAで、RPAを導入することにより、業務の品質向上と作業時間の短縮を実現することができます。

大手企業だけではなく、中小企業にもメリットがあるRPA導入

上記のようなニュースを見た方の多くは「大手企業が取り組むこと」だと思っている方が多いのですが、中小企業こそRPAを導入すべきだと考えています。

といった状況があるからです。
例えば経理業務は簡単なようですが、下記のような作業があります。

(1)営業管理&請求内容の確定

請求をかけなければならない案件内容と請求書に載せる案件内容と請求金額を、営業担当者と経理担当者でやり取りしながら集計していきます。

(2)請求書のデータ作成

請求書データ作成を行います。
今は多くの会社がExcelを使って行っています。

Excelを使っている場合は管理が大変で、中小企業の場合は、社内の共有サーバーで請求書データを管理している場合があります。
その場合、定められたフォルダに保存するまでいくつも階層をたどらなければならなかったり、ファイルを利用する人が増えれば増えるほど、データの上書き・削除してしまうリスクがあります。

(3)請求書の作成と送付

作成した請求書を印刷し、印刷した請求書に1枚ずつ押印していきます。請求書の数が増えるほど印刷代のコスト、押印の手間がかかります。
文字にすると、これだけですが、実際に作業をすると結構な手間がかかります。
これを自動化のシステムを導入すると、次のような流れになります。

(1)営業管理&請求内容の確定

ここは人的に確認をする必要があります。

(2)請求書のデータ作成

Web上(クラウド型のRPAサービス上で)で請求書が作成できるようになります。

(3)請求書の作成と送付

請求書を印刷し、押印、封入作業、郵便局へ持っていく作業は、請求書の郵送代行サービスを併用することでその大半を自動化することができます。
1の部分は変わりませんが、2に関しては効率化、3に関しては自動化することができます。
かつてはこういった業務効率をしていこうと思うと、一から自社のサービスにあったシステムを構築していく必要があり、莫大なコストがかかりました。しかし、最近では小コストで導入できるクラウド型のRPAサービスがあるため、できるところから業務効率化に取り組むことができます。

 

MAPSでは、人材獲得のためのサイト「お仕事情報まっぷす」を運営しております。人材獲得と業務効率化を同時に行い売上拡大を目指しましょう。

 

今年一年、お役立ちコンテンツをお読みいただき、ありがとうございました。
来年も皆様のお役に立つ情報をどんどん発信していきたいと思っておりますので、来年もお楽しみください。

 


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